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Pour garder une trace de votre réunion, déterminez en amont une personne qui sera chargée de rédiger le compte-rendu, de synthétiser le contenu des échanges et de fixer les next steps et les responsabilités / deadline de chacun qui auront été formalisés à la fin de la réunion. Et pour votre prochain événement, pourquoi ne pas réserver les services d'un facilitateur graphique qui synthétisera visuellement la session ?

Maintenir la même position, même ergonomique, durant une longue période provoque des tensions musculaires et articulaires qui crééent de la fatigue nerveuse et psychique. Cela impacte les capacités de concentration, l'optimisme, la performance et la créativité. Dès que les signes d'inconfort apparaissent, la position doit être changée sans attendre. Ne pas hésiter à se lever et s'étirer régulièrement. 

Si vous êtes facilitateur, insérer quelques exercices informels de stretching dans votre programme.

En début de réunion, prenez le temps de faire un tour de table afin que chacun puisse se présenter (prénom, nom, fonction) et éventuellement exprimer ses attentes ou interrogations sur le sujet abordé. Cela donnera une tournure plus conviviale à la session et permettra des interactions plus personnalisées.

Pour qu'une réunion soit un succès, il faut déterminer plusieurs rôles :
- Le client, qui a intérêt à ce que ce travail ait lieu. 
- Les participants, qui doivent toujours être des contributeurs actifs. Pas d'observateurs en réunion !
- Le time keeper, qui veille au respect du contrat temps.
- Le scribe, qui prend des notes et facilite graphiquement. 
- L'animateur/trice, qui facilite ou présente. Il/elle est celui/celle qui organise et est garant du processus de travail. Il/elle peut aussi être scribe et time keeper.